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備案人應檢驗用樣品的來源清晰、可溯源，進口備案產品應為產品生產國（地區）上市銷售的產品。由境外備案人常駐中國代表機構辦理備案事務的，應當提交《外國企業常駐中國代表機構登記證》掃描件境外備案人委托境內的代理機構辦理備案事項的，應當提交經過公證的委托書原件以及受委托的代理機構營業執照掃描件。委托書應載明備案人、被委托單位名稱、產品名稱、委托事項及委托書出具日期。南京保健食品備案材料應使用中文，外文材料附后。外文證明性文件、外文標簽說明書等中文譯本應當由中國境內公證機構進行公證，與原文內容一致。
境外機構出具的證明文件、委托書（協議）等應為原件，應使用產品生產國（地區）的官方文字，備案人蓋章或法人代表（或其授權人）簽字，需經所在國（地區）的公證機構公證和中國駐所在國使領館確認。證明文件、委托書（協議）等載明有效期的，應在有效期內使用。提供生產和銷售證明文件、質量管理體系或良好生產規范的證明文件、委托加工協議等證明文件可以同時列明多個產品。這些產品同時備案時，允許一個產品使用原件，其他產品使用復印件，并書面說明原件所在的備案產品名稱；這些產品不同時備案時，一個產品使用原件，其他產品需使用經公證后的復印件，并書面說明原件所在的備案產品名稱。產品在產品生產國（地區）上市的包裝、標簽說明書實樣應提供與產品生產國（地區）上市銷售的產品一致的標簽說明書實樣及照片，以及經境內公證機構公證、與原文內容一致的中文譯本。
